ASC Gym & Dance verwerkt persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens bij ASC Gym & Dance.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
ASC Gym & Dance verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• onze leden en vrijwilligers
• mensen die interesse tonen in een lidmaatschap of ooit een lidmaatschap hebben gehad bij ons
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De ledenadministratie en penningmeester verwerken persoonsgegevens in Club-assistent, de administratieve applicatie van de KNGU en de daaraan gerelateerde applicaties.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je informatie aanvraagt via onze website, contact met ons opneemt of een andere dienst aanvraagt, dan registreren wij persoonsgegevens van jou. Wij zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van jouw gegevens.

Als je eenmaal lid of relatie van ons bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en statistische analyses. Bij dit alles houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verwerkt ASC Gym & Dance ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier ten behoeve van een kamp of het melden van een blessure.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
De ledenadministratie, het bestuur en de docent van de les waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien. De ledenadministratie en de penningmeester hebben volledige toegang tot de gegevens. Bestuur en docent hebben beperkt kijk- en zoekrecht waarbij alleen voor de les relevante gegevens zichtbaar zijn. Denk hierbij aan naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen ASC Gym & Dance
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ASC Gym & Dance gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door ASC Gym & Dance kun je terecht bij het bestuur via secretariaat@ascgymendance.nl.

Wijzigingen privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Check daarom regelmatig de privacyverklaring op onze website voor de laatste versie.

Laatste wijzigingen zijn vastgesteld door het bestuur van ASC Gym & Dance op 20 september 2022.

ASC Gym & Dance